L'azione amministrativa in passato era improntata su una logica di sostanziale segretezza e riservatezza rendendo di conseguenza poco trasparente l'intera PA e rendendo difficile il rapporto tra il cittadino e l'Amministrazione. Negli anni '90 con la legge 241 si assiste a un profondo cambiamento che seppur limitato ai soli documenti amministrativi pone le basi per rendere trasparente e accessibile l'operato della Pa introducendo principi sino ad allora sconosciuti come la trasparenza e la pubblicità (anche se per quest'ultimo occorre attendere il decreto legislativo n. 33 del 2013). Infatti dopo la legge n. 241 del 1990 si fa un salto di qualità con il D.Lgs. n. 33 del 2013 perché si passa da un accesso egoistico a un accesso a tutela dell'interesse pubblico. Quindi la regola della riservatezza e segretezza dell'istruttoria diviene l'eccezione mentre il diritto di accesso e la partecipazione divengono la "regola generale" e contribuiscono a rendere trasparente l'azione amministrativa. La trasparenza, l'accesso e la pubblicità sono anche misure amministrative che insieme agli strumenti previsti dalla legge n. 190 del 2012 servono a prevenire la corruzione nella PA.
Nel 2013 continua la riforma in materia di trasparenza dell'azione amministrativa con l'approvazione del D.Lgs. 33/2013 che introduce nel nostro ordinamento l'accesso civico ordinario, con l'art. 5 comma 1 si impone l'obbligo in capo alle Pubbliche Amministrazioni di pubblicare documenti, informazioni o dati con il conseguente diritto di chiunque di richiedere i medesimi in caso di mancata pubblicazione. L'esercizio di questo diritto non è sottoposto ad alcuna limitazione soggettiva del richiedente e l'esito di questa istanza è la pubblicazione sul sito e non una comunicazione all'interessato dell'invio dei documenti richiesti ma è appunto l'assolvimento di un obbligo.
La richiesta dell'istanza deve essere trasmessa in via telematica a uno dei seguenti uffici:
all'ufficio che detiene i dati, le informazioni o i documenti;
all'Ufficio relazioni con il pubblico;
ad altro ufficio indicato dall'amministrazione nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito istituzionale;
al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, ove l'istanza abbia a oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del presente decreto.
Gli obblighi di pubblicazione riguardano l'organizzazione e l'attività delle Pubbliche Amministrazioni come i dati relativi:
agli organi di indirizzo politico e di amministrazione e gestione, con l'indicazione delle rispettive competenze;
all'articolazione degli uffici, le competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
all'illustrazione in forma semplificata dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche;
all'elenco dei numeri di telefono nonché delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali.
Inoltre gli obblighi di pubblicazione riguardano:
i titolari di incarichi politici, di amministrazione, di direzione o di governo e i titolari di incarichi dirigenziali e i titolari di incarichi di collaborazione o consulenza e gli incarichi conferiti nelle società controllate;
la dotazione organica e il costo del personale con rapporto di lavoro a tempo indeterminato e dei dati relativi al personale non a tempo indeterminato;
gli atti collegati al concorso pubblico;
i dati relativi alla valutazione della performance e alla distribuzione dei premi al personale;
i dati sulla contrattazione collettiva;
i provvedimenti amministrativi;
gli atti di concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e attribuzione di vantaggi economici a persone fisiche ed enti pubblici e privati;
bilancio, preventivo e consuntivo, e del Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, nonché dei dati concernenti il monitoraggio degli obiettivi;
i beni immobili e la gestione del patrimonio;
i servizi erogati e i tempi di pagamento dell'amministrazione;
i procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati;
i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture.
Poi nel 2016 il D.Lgs. 33/2013 viene modificato con il D.Lgs. 97/2016, viene introdotto l'accesso civico generalizzato (il cosiddetto FOIA) con l'art. 5 comma 2. Il legislatore italiano ha inserito nel nostro ordinamento questo istituto imitando le forme di accesso che esistevano già nei paesi del Nord Europa e negli Stati Uniti e si applica nei casi ulteriori rispetto a quelli di pubblicazione obbligatoria previsti dall'accesso civico ordinario.
Si deve sottolineare che il diritto di accesso, civico e generalizzato, deve essere trattato con riferimento sia alla normativa sulla trasparenza amministrativa che alla normativa in materia di protezione dei dati personali (questo può creare anche problemi applicativi).
In conclusione si deve ricordare che la Legge di bilancio 2020 (la legge nr. 160 del 2019) ha apportato una modifica al decreto legislativo 33/2013, si prevede due novità: l'obbligo di pubblicazione in Amministrazione Trasparente delle tracce delle prove e le graduatorie finali dei concorsi pubblici, aggiornate con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori avvenute nel tempo. Tutti i suddetti dati devono essere mantenuti aggiornati. Inoltre si prevede che l’inadempimento degli obblighi di pubblicazione, previsti dalla normativa vigente, e il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso civico, al di fuori dei casi previsti dalla legge, costituiscono elemento di valutazione negativa della performance individuale dei dirigenti e dei responsabili, nonché eventuale causa di responsabilità per danno all’immagine dell’Amministrazione.
