L'amministrazione interagisce con l'esterno principalmente attraverso atti amministrativi spesso collegati tra loro per giungere all'atto conclusivo del procedimento amministrativo che prende il nome di provvedimento amministrativo. Il procedimento amministrativo è la sequenza degli atti amministrativi invece il provvedimento è l'ultimo di questi atti con cui si adotta la decisione finale.
La legge che disciplina in maniera generale il procedimento amministrativo è la 241 del 1990 (fino al 1990 vi erano soltanto diverse leggi di settore che disciplinavano alcuni specifici procedimenti), può essere definita una legge trasversale cioè si applica a tutti i procedimenti salvo norme particolari che disciplinano alcuni settori come il D.Lgs. 50/2016, il SUAP con il d.P.R. 160/2010 e altre norme speciali. Il procedimento amministrativo può essere disciplinato anche con una legge regionale (se è prevista la competenza della Regione) oppure dai comuni che avendo autonomia normativa possono dettare norme sia di carattere organizzativo che procedurale (regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi).
Il procedimento amministrativo c'è a garanziadella trasparenza e dell'imparzialità quindi si deve prevedere un iter che possa portare a dimostrare il modo in cui si è arrivati alla decisione finale e il buon andamento che deve spingere l'azione amministrativa a gestire nel modo corretto la cosa pubblica: con efficacia, efficienza ed economicità. Quindi l'azione amministrativa trova il suo fondamento sui principi che ricaviamo dalla nostraCostituzione con l'art. 97 che poi sono stati sviluppati in altre norme come l'art. 1 della l. n. 241 del 1990.
La teoria della dottrina(e non il legislatore che detta le prescrizioni) indica che il procedimento amministrativo è descrivibile in quattro fasi: iniziativa, istruttoria, decisoria e integrativa dell'efficacia.
La fase dell'iniziativa può essere di due tipi: istanza di parte o d'ufficio. Nel primo caso è un privato o un’altra amministrazione che presenta la domanda mentre nel secondo caso è l'amministrazione che si attiva a prescindere della volontà dell'interessato. Nella fase istruttoria si acquisiscono le informazioni necessarie per adottare la decisione finale. Nella fase decisoria viene adottato il provvedimento finale, mentre,nella fase integrativa dell'efficacia si comunica all'interessato l'esito finale.
La legge 7 agosto 1990, n. 241 disciplina alcuni istituti fondamentali che fanno parte del procedimento come il responsabile del procedimento, la comunicazione di avvio del procedimento e il termine di conclusione del procedimento.
Il responsabile del procedimento è il dominus dell'istruttoria, l'art. 5 stabilisce che il dirigente dell'unità organizzativa è il responsabile del procedimento amministrativo assegnato a quell'unità organizzativa ma il dirigente può attribuire la responsabilità a un altro dipendente che potrà gestire il procedimento amministrativo dalla fase istruttoria fino all'adozione del provvedimento finale. Quest'ultimo atto deve essere adottato dal dirigente dell'unità organizzativa. Quindi la competenza del responsabile del procedimento è sull'istruttoria ma il dirigente se lo esplicita può delegare anche la competenza all'adozione dell'atto finale.
La comunicazione di avvio del procedimento amministrativo è il primo atto da adottare quando il procedimento parte; il legislatore non vincola gli Enti nella scelta del soggetto competente a inviarla, tendenzialmente è il responsabile del procedimento ma in alcuni casi il sistema è automatizzato. É un istituto introdotto dalla l. n. 241/90 che prevede fondamentalmente la comunicazione ai soggetti interessati dell'avvio del procedimento ai sensi delll'art. 7 mentre le modalità e i contenuti della comunicazione sono disciplinati dall'art. 8 recentemente modificato dalla legge 11 settembre 2020, n. 120. Con la modifica si prevede che nella comunicazione deve essere, tra l'altro, indicato: la possibilità per l'interessato di utilizzare strumenti telematici e digitali, il domicilio digitale dell’amministrazione e della persona responsabile del procedimento, compreso il diritto di accesso al fascicolo informatico e deve essere indicato l'ufficio dove è possibile prendere visione degli atti che non sono disponibili o accessibili in modalità telematica. Comunque, la regola è l'invio telematico per informatizzare sempre di più la PA.
Il termine di conclusione del procedimento amministrativo dipende dalle disposizioni di legge (ad esempio: in materia ambientale possono durare mesi mentre il rilascio di certificazione anagrafiche possono essere istantanei) oppure dai regolamenti comunali. Se la legge e i regolamenti non hanno stabilito un termine allora il procedimento si deve concludere entro 30 giorni, che nei procedimenti ad istanza di parte partono dalla domanda presentata dal cittadino mentre nei procedimenti d'ufficio dall'avvio del procedimento avviato dall'amministrazione.
La legge n. 241 del 1990 è stata importante anche per accelerare la semplificazione amministrativa attraverso gli istituti della Scia, del silenzio assenso e della conferenza di servizi e per migliorare il rapporto tra il cittadino e l'amministrazione attraverso la partecipazione al procedimento amministrativo con gli istituti del diritto di intervento, il preavviso di rigetto, gli accordi integrativi o sostitutivi.
La l. n. 241/1990 si occupa anche dell' autotutela amministrativa che nel diritto amministrativo fa riferimento al potere della Pubblica Amministrazione di risolvere i conflitti potenziali e attuali relativi ai suoi provvedimenti, infatti, l'ordinamento riconosce alla PA la possibilità di intervenire unilateralmente su ogni questione di propria competenza. Quindi con l'autotutela amministrativa non si interviene sull'istanza dell'interessato ma sui provvedimenti che sono stati già adottati. Gli istituti introdotti sono disciplinati dall'art. 21 bis all'art. 21 nonies, queste disposizioni sono state introdotte perché frutto di un'elaborazione giurisprudenziale poi ratificate dal legislatore.
In conclusione, la legge nr. 241 del 1990 è stata una legge di grande riforme che ha introdotto il principio di trasparenza, partecipazione, pubblicità ma nonostante questo nel corso degli anni è stata modificata tantissime volte perché il procedimento amministrativo è uno strumento non solo uniforme ma allo stesso tempo è soggetto a variazioni nel tempo.
